6 outils de gestion restaurant pour optimiser son activité

Gérer un restaurant efficacement est un véritable défi, surtout lorsqu'il s'agit d'équilibrer les besoins opérationnels avec les attentes des clients. Cependant, en utilisant des outils de gestion de restaurant adaptés, il est possible d'optimiser chaque aspect de l'activité pour maximiser la rentabilité et améliorer l'expérience client.

Cet article vous présente six outils incontournables qui vous permettront de maîtriser divers aspects de la gestion de votre établissement. Vous y trouverez également des recommandations spécifiques de logiciels pour vous aider à améliorer chaque facette de votre opération.

1. Réservation en ligne : simplifiez la gestion de vos tables

La gestion des réservations est souvent le nerf de la guerre dans un restaurant. Elle est essentielle afin d’assurer un renouvellement des tables optimisé et accroître son chiffre d’affaires. La qualité d’un service repose essentiellement sur une organisation efficace en amont des réservations clients.

A quoi sert un outil de réservation en ligne pour restaurant ? 

Ces outils permettent d’automatiser la gestion des réservations, d’optimiser le taux de remplissage, et d’améliorer l’expérience client avec des rappels automatiques pour limiter les no-shows.

Grâce à un logiciel de réservation de tables, des créneaux horaires peuvent être déterminés avec précision et étalés sur la durée d’ouverture. Une bonne répartition permet de fluidifier la prise de commande et leur traitement en cuisine, mais également de faciliter la gestion en salle des arrivées et d’éviter ainsi cohue et attente prolongée.

L’emploi de ce type de solution digitale génère un important gain de temps. Les réservations prises par téléphone voient leur nombre diminuer au profit de réservations online, plus pratiques pour le client et surtout moins chronophages pour le responsable de salle. L’équipe est alors totalement mobilisée à des tâches plus productives sur site. Par ailleurs, l’établissement devient joignable 24 h/24 et 7 j/7, plutôt que de se restreindre aux heures d’ouverture physique hebdomadaires. Une garantie supplémentaire d’augmenter le volume de réservations et d’optimiser le taux d’occupation et le renouvellement des tables. Un reporting en direct du remplissage est assuré, consultable à tout moment.

Les logiciels peuvent aussi envoyer un rappel aux clients par email ou SMS, pour limiter les annulations et les no-shows (réservations non-honorées), ou encore émettre des alertes en cas de modifications. Le suivi en temps réel du nombre de couverts simplifie l’organisation interne du staff.

Comment choisir un bon logiciel de réservation en ligne pour restaurant ?

En utilisant des solutions telles que  Guestonline, Overfull, TheFork et Zenchef, vous pouvez automatiser la gestion des réservations, optimiser le taux de remplissage, et améliorer l’expérience client avec des rappels automatiques pour limiter les no-shows.

MyBeezBox fait confiance également confiance à ses partenaires pour faciliter le traitement des bons cadeaux par une connexion immédiate entre les logiciels, permettant de retrouver toutes les informations du bon cadeau et son statut actualisé dans l’espace MyBeezBox.

Fonctionnalités 

• Gestion des créneaux horaires et optimisation du taux de remplissage
• Rappels automatiques par email et SMS
• Outils d’analyse des réservations et gestion des bons cadeaux

Tarif

À partir de 50 € par mois, avec des options allant jusqu’à 200 € par mois selon les fonctionnalités choisies.

2. Logiciel de caisse enregistreuse : Centralisez les encaissements de votre restaurant 

Un logiciel de caisse enregistreuse est au cœur de la gestion financière d'un restaurant. Cet outil est crucial pour centraliser la gestion des encaissements et des transactions financières, fournir des analyses approfondies sur les ventes et les performances, et accéder à des rapports détaillés en temps réel.

A quoi sert un outil de caisse ?

Plus que d’être utile à la gestion d’un restaurant, il est aussi le garant d’un suivi comptable fiable. En effet, ce logiciel conserve en mémoire tous les paiements reçus et les factures liées. Si la loi n’impose pas aux restaurateurs de s’équiper d’un système de caisse, il est en revanche obligatoire depuis 2018, d’employer du matériel certifié NF525 pour les commerçants assujettis à la TVA et utilisant ce procédé de traitement des recettes. 

Il collecte des données pouvant délivrer des statistiques sur l’exploitation et des analyses approfondies de l’activité, permettant d’identifier les recettes, le panier moyen… Les informations sont, le plus souvent, accessibles en ligne à tout moment et sauvegardées sur le cloud.

Certains systèmes se complètent de modules de gestion de la salle, des stocks, du menu, d’offres promotionnelles, de commandes ou encore des plannings

Comment choisir un bon logiciel de caisse pour restaurant ?

Avec des outils comme Lightspeed, Popine, JDC ou L’Addition, les restaurateurs peuvent non seulement gérer les ventes mais aussi obtenir des analyses approfondies sur les performances financières et les tendances de consommation. Ces systèmes peuvent également inclure des modules supplémentaires pour la gestion des stocks, des plannings, et des offres promotionnelles. Toutefois, des outils spécifiques peuvent être souscrits indépendamment, pour bénéficier de solutions optimisées pour chaque tâche.

Fonctionnalités

• Gestion des ventes, des stocks et des commandes en ligne
• Analyses détaillées et rapports financiers en temps réel
• Gestion des promotions et des programmes de fidélité

Tarif

À partir de 69 € par mois, avec des options allant jusqu’à 299 € par mois selon les fonctionnalités et la taille du restaurant.

3. Gestion de stocks : Maitrisez l'approvisionnement de votre restaurant

La rentabilité d’un établissement de restauration se joue aussi en cuisine. Quoi de plus décisif que la gestion de ses stocks ? Sans une organisation parfaite et un suivi rigoureux, les pertes peuvent être très importantes.

A quoi sert un logiciel de gestion des stocks ?

La gestion des stocks est essentielle pour améliorer la gestion des matières premières et de leur consommation, et ainsi augmenter la rentabilité d’un restaurant. Une gestion rigoureuse des matières premières permet non seulement de réduire les pertes mais aussi d’optimiser les coûts en anticipant les besoins futurs. Des solutions digitales sont existent aujourd'hui pour :

• Suivre les niveaux de stock et automatiser les commandes, en fonction des besoins et des ventes.
• Réduire le gaspillage en anticipant les besoins futurs et en ajustant les approvisionnements.
• Faciliter les inventaires grâce à une visibilité accrue sur les quantités disponibles et un processus de commande simplifié.

En régissant mieux les fluctuations, le gérant reprend le contrôle de sa marge et diminue considérablement les risques de perdre de la marchandise. 

Les logiciels de gestion des stocks sont aussi visionnaires et anticipent les besoins en se basant sur des prévisions de ventes. L’IA vient apporter un calcul lissé pour ajuster les approvisionnements, réduire le gaspillage et optimiser les coûts.

Comment choisir un bon outil de caisse pour restaurant ?

Avec des logiciels tels que Yokitup, Symbioz ou encore Inpulse, vous pouvez suivre les niveaux de stock en temps réel, automatiser les commandes et obtenir des prévisions précises pour éviter le gaspillage et optimiser les coûts.

Fonctionnalités

• Suivi en temps réel des niveaux de stock et automatisation des commandes
• Prévisions basées sur les ventes pour ajuster les approvisionnements
• Outils d’analyse pour réduire le gaspillage

Tarif

À partir de 50 € par mois, avec des options allant jusqu’à 150 € par mois selon les fonctionnalités et la taille du restaurant.

Image suggérée : Capture d’écran ou illustration d’un logiciel de gestion des stocks montrant des niveaux de stock, des alertes de commande automatique, et des prévisions de gestion.
Alternative : Une photo d’un inventaire de restaurant avec des étagères bien organisées et des étiquettes de produits.

4. Gestion du planning en restauration : Organisez efficacement votre personnel

La gestion du personnel est bien souvent un axe complexe à maîtriser. Or, sans une équipe au complet en salle et en cuisine, le restaurant n’est pas en mesure de tourner à plein régime. L’humain est au cœur du fonctionnement de l’établissement et des logiciels sont donc conçus pour simplifier les tâches liées à son organisation.

En CHR, un système fiable de mise en place des plannings est un véritable enjeu, tant sur le bon déroulement du service, que d’un point de vue financier. Les surcoûts imputés aux heures supplémentaires ou aux erreurs d’effectifs peuvent peser lourd sur la rentabilité du restaurant.

A quoi sert un logiciel de planification des équipes ?

La gestion des plannings est souvent complexe en raison des horaires décalés et des fluctuations de la demande. Un logiciel de planification efficace permet de créer des plannings optimisés, de suivre les heures de travail et de gérer les absences tout en garantissant la conformité légale. Il vous permet notamment de :

• Créer des plannings optimisés, en tenant compte des besoins de service et des disponibilités des employés.
• Assurer le respect des réglementations légales, en suivant les heures de travail et les jours de repos.
• Réduire les coûts liés aux heures supplémentaires, tout en améliorant la satisfaction du personnel.

L’industrie souffre de ses horaires décalés et de la baisse de motivation du personnel. Le bien-être des employés est donc un axe incontournable à valoriser, pour prétendre évoluer avec une équipe impliquée dans le développement de la structure. Des plannings bien optimisés contribuent à améliorer la qualité de vie du staff.

D’un point de vue légal, un logiciel spécialisé vient garantir le respect de la conformité réglementaire du volume horaire des salariés et de leur temps de récupération. Il évalue avec exactitude les jours de repos dus et le nombre d’heures maximal opérable. Mieux gérer sa main-d’œuvre assure une meilleure exploitation de l’activité.

Comment choisir un bon outil de gestion de planning pour restaurant ?

Avec des logiciels comme Combo ou Skello, simplifiez la gestion des ressources humaines. Des outils comme Combo et Skello offrent des fonctionnalités avancées pour créer des plannings optimisés, suivre les heures de travail et gérer les absences, tout en garantissant la conformité légale.

Fonctionnalités

• Création de plannings optimisés et suivi des heures de travail
• Gestion des absences et alertes pour les dépassements d’heures
• Conformité avec la législation du travail

Tarif

À partir de 50 € par mois, avec des options allant jusqu’à 150 € par mois selon les fonctionnalités choisies.


Image suggérée : Capture d’écran ou illustration d’un logiciel de planification des équipes avec des plannings, des alertes pour les heures de travail, et la gestion des absences.
Alternative : planning ou tableau de gestion des horaires.

5. Hygiène & traçabilité : Assurez la conformité HACCP de votre restaurant

Le respect des normes d’hygiène et de sécurité alimentaire est crucial pour garantir la qualité des produits servis et se conformer aux réglementations. Un logiciel de traçabilité HACCP facilite cette conformité.

A quoi sert un logiciel HACCP ?

La réglementation impose une traçabilité des produits, une conservation à la bonne température et oblige à disposer d’un plan de nettoyage. L’HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) est une méthode de prévention des risques liés à l’hygiène alimentaire.

S’équiper d’un logiciel facilitant le respect des règles établies est la garantie d’opérer de manière adéquate et de gagner du temps au quotidien.

Cela vous permet notamment de :

• Suivre la chaîne du froid et les températures des cellules réfrigérées en temps réel.
• Automatiser la gestion des dates de péremption, en imprimant des autocollants pour éviter les erreurs.
• Planifier et suivre les tâches de nettoyage, en garantissant une conformité rigoureuse aux normes d’hygiène.

La traçabilité est assurée dès la réception des marchandises. Lors du contrôle des produits, les différents relevés sont générés rapidement, les bons de livraison archivés et les éventuelles fiches de non-conformité créées. Plus besoin de découper les étiquettes des articles reçus, une simple photo suffit. Les dates de péremption des denrées alimentaires sont calculées automatiquement et imprimées sur autocollants, évitant ainsi les oublis et les erreurs de mention des DLC.

Les cellules réfrigérées sont équipées de capteurs de températures, pour assurer le suivi exact de la chaîne du froid et délivrer une consultation en direct à distance. Un outil de planification des tâches d’entretien des zones de travail est également intégré, pour élaborer un process de nettoyage quotidien sur-mesure et fiable. Équipements de cuisson, plonge, sols, surfaces de préparation, frigos… chaque élément voit ainsi son traitement hygiénique programmé. 

Comment choisir un bon outil de traçabilité HACCP pour restaurant ?

Le système proposé par Octopus intervient à chaque étape clé, et offre une solution complète pour la traçabilité HACCP. Il inclut le suivi des températures, la gestion des dates de péremption, et la planification des tâches de nettoyage. Il permet également de générer des rapports de conformité automatisés.

Fonctionnalités :

• Suivi des températures et gestion des dates de péremption
• Planification et suivi des tâches de nettoyage
• Rapports automatisés de conformité

Tarif

À partir de 100 € par mois, avec des options allant jusqu’à 250 € par mois selon les fonctionnalités.

Image suggérée : Capture d’écran ou illustration d’un logiciel HACCP montrant le suivi des températures, la gestion des dates de péremption, et les tâches de nettoyage.
Alternative : Une photo de la cuisine d’un restaurant (ou chambre froide) avec des outils de mesure de température, des étiquettes de péremption sur les produits, et des procédures de nettoyage en cours.

6. Revenus complémentaires : Développez de nouvelles sources de profit pour votre restaurant

Les établissements de restauration tendent à développer de nouveaux canaux pour générer un chiffre d’affaires complémentaire à leur activité principale. Les services de livraison et de Click & Collect ont évidemment pris une ampleur impressionnante les dernières années, mais sont parfois délégués à des entreprises indépendantes, par crainte de devoir gérer une prestation complexe et chronophage. 

A quoi sert un logiciel de revenus complémentaires pour restaurant ?

Pour diversifier les sources de revenus, les restaurants peuvent tirer parti des outils pour les commandes en ligne et le Click & Collect, créant ainsi de nouvelles opportunités de vente et de fidélisation. Cela leur permet de :

• Créer une boutique en ligne personnalisée, intégrée directement au site du restaurant.

• Gérer les commandes à emporter et les livraisons, tout en limitant les frais de transaction par des intermédiaires.

• Proposer des offres spéciales et des bons cadeaux, pour attirer de nouveaux clients et stimuler les ventes.

Comment choisir un bon logiciel de revenus complémentaires pour restaurant ?

MyBeezBox permet aux restaurateurs de disposer de leur propre boutique personnalisée avec paiement en ligne automatisé, pour vendre en emporter et à la livraison, limitant les frais de traitement par des intermédiaires et le coût pour le consommateur.

Cet e-shop intégré au site du restaurant peut également suggérer d’autres produits originaux et générer ainsi des sources de revenus parallèles, tout aussi simples à exploiter. Parmi ces solutions clé en main pour attirer de nouveaux clients et diversifier leur activité, les gérants se prennent au jeu de créer des offres spéciales et de mettre en place des bons et des chèques cadeaux, propices à l’augmentation de chiffre d’affaires.

Possible de monter le CTA "En savoir plus" ici et de placer le paragraphe "conclusion" en dessous ?

Conclusion

En intégrant ces outils essentiels dans votre gestion quotidienne, vous pourrez non seulement améliorer le fonctionnement de votre restaurant mais aussi offrir une expérience client exceptionnelle. Chaque outil joue un rôle crucial dans l'optimisation de vos opérations, que ce soit pour améliorer la gestion des réservations, garantir la conformité HACCP, ou développer de nouvelles sources de revenus. N’attendez plus pour transformer votre établissement ; explorez ces solutions dès aujourd'hui pour optimiser la gestion de votre restaurant et maximiser votre rentabilité.