Les frais cachés en hôtellerie : identifiez vos coûts réels

Attention aux frais cachés : identifiez les coûts réels

Qu’est-ce qu’un frais caché ?

Les frais cachés regroupent tous les coûts additionnels qui ne sont pas explicitement mentionnés lors de la présentation initiale d’une solution. Ils apparaissent souvent après la mise en place de la boutique ou lors de l’utilisation régulière de l’outil. Ces coûts imprévus peuvent inclure des commissions supplémentaires, des frais techniques ou des charges liées au traitement des transactions.

Pourquoi c’est problématique ?

Ces frais, souvent sous-estimés, peuvent alourdir considérablement vos charges annuelles, compliquer vos prévisions budgétaires et réduire vos marges. Ils représentent une menace pour la rentabilité de vos bons cadeaux si vous ne les anticipez pas correctement.

Les principaux types de frais cachés

Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de connaître les types de frais qui peuvent survenir :

Frais de connectivité : 

Certaines solutions facturent des frais réguliers pour connecter votre boutique à des systèmes tiers essentiels, comme votre PMS ou d'autres outils de gestion. Ces frais peuvent représenter entre 30 € et 50 € par mois, selon les solutions choisies. Si plusieurs intégrations sont nécessaires, le budget peut rapidement augmenter.

Régulation annuelle :

Si votre abonnement prévoit un volume annuel de ventes limité (par exemple, 40 000 €), il est important de vérifier ce qui se passe en cas de dépassement. Par exemple : des frais supplémentaires pour les ventes excédentaires. Ces coûts peuvent rapidement impacter vos marges si votre chiffre d’affaires dépasse vos prévisions. 

Exemple : Si votre abonnement inclut un plafond annuel de 40 000 € et que vous atteignez 50 000 € de ventes, des frais liés au dépassement pourraient s’appliquer, augmentant vos charges.

Les frais de dépassement possibles :

• Les seuils inclus dans votre abonnement : Quel volume de ventes est couvert par votre forfait ?
• Les conditions en cas de dépassement : Les frais supplémentaires sont-ils clairement définis et proportionnés ?
• Les options d’ajustement : Existe-t-il des formules flexibles pour accompagner votre croissance sans frais excessifs ?

Mises à jour ou nouvelles fonctionnalités :

Certaines solutions facturent des frais pour accéder à des améliorations techniques ou à des options avancées. Ces mises à jour sont souvent nécessaires pour rester compétitif.

Support technique payant :

Les interventions techniques en dehors du forfait de base sont souvent facturées à l’acte (ex. : 50 € par intervention pour résoudre un bug ou configurer une nouvelle option).

Frais bancaires :

Les transactions générées par votre boutique engendrent des coûts fixes et proportionnels, notamment :

• Commissions d’interchange : prélevées par les réseaux de cartes (Visa, Mastercard), entre 0,3 % et 0,5 %.
• Frais de traitement : appliqués par des prestataires comme Stripe ou PayPal, entre 1,5 % et 2 %.
• Commissions bancaires : appliquées par votre banque, entre 0,2 % et 0,5 %.

Ces frais, cumulés sur un volume de ventes important, peuvent rapidement grever vos marges.

Contrat VAD (Vente à Distance)

Avec certaines solutions, ces frais ne sont pas pris en charge directement. Cela signifie que vous devrez ouvrir un contrat VAD auprès de votre banque pour accepter les paiements en ligne. Ce contrat peut engendrer des coûts additionnels, comme :

• Des frais fixes mensuels.
• Des frais proportionnels sur chaque transaction.

Ces exemples montrent que, bien que certains frais semblent minimes, leur cumul peut avoir un impact significatif sur vos marges. En posant les bonnes questions à votre prestataire et en demandant des estimations détaillées, vous pourrez mieux anticiper ces coûts et éviter les mauvaises surprises.

Comment anticiper ces frais ?

Pour éviter les mauvaises surprises, voici les étapes clés :

1. Posez les bonnes questions dès le départ :

• Quels frais sont inclus dans l’abonnement ?
• Existe-t-il des frais pour dépassement de seuils de vente ou pour des mises à jour payantes ?

2. Demandez une transparence totale :

Exigez un contrat détaillant chaque type de coût : connectivité, support, mises à jour, frais bancaires.

3. Privilégiez une solution tout inclus :

Une commission unique qui englobe tous les frais (bancaires, support, mises à jour) est souvent plus simple à gérer et vous évite des surprises budgétaires.

4. Vérifiez les options d’ajustement :

Si votre activité évolue rapidement, optez pour une solution flexible permettant de réviser votre abonnement sans frais disproportionnés.

 

En posant ces questions à votre prestataire et en analysant chaque détail du contrat, vous pourrez choisir une solution qui soutient votre croissance tout en maîtrisant vos coûts.

Exemple concret : L’impact des frais cachés sur un hôtel

Un hôtel qui vend 20 bons cadeaux par mois, chacun d’une valeur moyenne de 200 € : cela représente un chiffre d’affaires annuel de 48 000 €.  Mais derrière ces ventes se cachent des frais souvent sous-estimés.

Par exemple : 

• Une régulation annuelle de 5 % s’applique sur les ventes dépassant 40 000 €, ajoutant 400 € à la facture. 
• Une mise à jour technique indispensable est facturée à 500 €, 
• Le support technique, nécessaire pour 4 interventions dans l’année, coûte 200 €.
• Enfin, les frais bancaires liés aux paiements en ligne s’accumulent : 
  • 240 transactions à 0,30 € chacune (soit 72 €) 
  • Et 2 % du chiffre d’affaires (soit 960 €).

Au total, ces frais cachés représentent 2 132 € par an, soit environ 178 € par mois, qui viennent s’ajouter au coût de votre abonnement ou de la commission de votre solution de bons cadeaux. Ces charges réduisent directement la rentabilité de votre boutique cadeaux.

Cet exemple illustre pourquoi il est crucial d’analyser en détail les coûts cachés avant de choisir une solution.

Les délais de création de votre boutique : un critère essentiel

Pourquoi les délais sont importants

Le timing est crucial dans la mise en place d’une boutique cadeaux. Une solution qui prend trop de temps à être opérationnelle peut vous faire rater des opportunités majeures, notamment lors des périodes clés comme Noël, la Saint-Valentin, ou des événements locaux importants pour votre établissement.

Ces moments stratégiques représentent souvent une grande partie des ventes de bons cadeaux. Une mise en ligne rapide est donc essentielle pour capter l’attention de vos clients au bon moment, éviter des pertes de revenus et maximiser votre impact commercial.

Les questions à poser

Pour éviter des délais de mise en place excessifs, voici les questions essentielles à poser à votre prestataire avant de vous engager :

1. Combien de temps faut-il pour configurer entièrement la boutique ?

Demandez un délai précis et vérifiez si le prestataire s’engage contractuellement sur cette durée.

2. La personnalisation impacte-t-elle les délais ?

Certaines solutions peuvent rallonger les délais si des ajustements spécifiques sont nécessaires (ex. : branding, offres sur mesure).

3. Existe-t-il un accompagnement pour accélérer la mise en place ?

Vérifiez si l’outil est accompagné d’un service de paramétrage rapide et d’un support dédié pour réduire votre charge de travail.

Notre recommandation

Privilégiez une solution qui garantit une mise en ligne rapide, en moins d’une semaine, même avec une personnalisation adaptée à votre établissement. Un accompagnement proactif et un processus simplifié pour configurer les offres, intégrer votre identité visuelle et finaliser la boutique sont des atouts essentiels pour ne pas perdre de temps et maximiser vos opportunités de vente.

Le support client : un indispensable 

Pourquoi le support est-il essentiel ?

Le service support joue un rôle crucial dans le succès de votre boutique cadeaux. D’une part, vos acheteurs (clients finaux) peuvent rencontrer des problèmes techniques : paiement refusé, bon cadeau non reçu, ou difficultés d’utilisation. Sans un support réactif, ces incidents risquent de nuire à leur expérience et d’entacher l’image de votre établissement.

D’autre part, votre équipe peut également avoir besoin d’assistance, que ce soit pour résoudre un bug technique, paramétrer une nouvelle offre ou optimiser l’utilisation de la boutique. Un support efficace garantit donc une gestion fluide de la boutique et évite les pertes de temps ou les frustrations inutiles.

Ce qu’il faut vérifier

Lorsque vous évaluez une solution de bons cadeaux, prenez le temps d’analyser la qualité et la disponibilité du service support proposé. Voici les points essentiels à vérifier :

1. Le support couvre-t-il à la fois vos clients finaux (BtoC) et votre équipe (BtoB) ?

Un bon support doit répondre aux demandes des acheteurs (paiements, réception des bons) tout en assistant votre équipe dans la gestion technique ou commerciale de la boutique.

2. Les horaires d’assistance sont-ils adaptés à vos besoins ?

Assurez-vous que le support est disponible pendant les créneaux critiques pour votre activité, comme les heures ouvrées des périodes de forte activité (Noël, Saint-Valentin, etc.). Une assistance accessible au bon moment est essentielle pour éviter des blocages ou des retards dans la gestion des commandes.

3. L’assistance est-elle incluse ou facturée en supplément ?

Certaines solutions facturent les interventions techniques ou limitent le support à un forfait de base. Clarifiez si l’assistance est réellement incluse dans le coût de la solution ou si des frais additionnels s’appliquent.

Un service support fiable, réactif et accessible est indispensable pour garantir une expérience client fluide et une gestion sereine de votre boutique. Assurez-vous qu’il réponde à vos besoins et soit inclus dans votre offre, sans frais imprévus.

Formation à l’outil : pour une prise en main optimale

Pourquoi la formation est-elle importante ?

La simplicité d’utilisation d’une solution de bons cadeaux est essentielle, mais elle ne suffit pas. Une formation initiale complète garantit que votre équipe pourra configurer la boutique rapidement et efficacement, sans perdre de temps ou faire d’erreurs.

Au-delà de la mise en place, un accompagnement continu est tout aussi important. Les solutions évoluent régulièrement avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou d’améliorations techniques. Une formation adaptée vous permet d’exploiter ces évolutions pour optimiser vos ventes et maintenir une expérience client irréprochable.

Sans une formation adéquate, vous risquez de ne pas tirer pleinement parti de l’outil, ce qui pourrait freiner vos résultats.

Les questions à poser

Avant de choisir une solution de bons cadeaux, assurez-vous que votre prestataire propose un programme de formation adapté. Voici les questions clés à poser :

1. La formation initiale est-elle incluse dans l’offre ?

Vérifiez si le prestataire inclut une formation complète dès le départ, couvrant tous les aspects : configuration de la boutique, gestion des offres, paramétrages techniques et suivi des commandes.

2. Existe-t-il des ressources pédagogiques pour votre équipe ?

Des supports pédagogiques, comme des guides pratiques, des tutoriels vidéo ou des masterclasses régulières, sont essentiels pour accompagner votre équipe dans l’utilisation quotidienne de l’outil et les nouvelles fonctionnalités à venir.

Une formation adaptée, initiale et continue, est un investissement indispensable pour maximiser l’efficacité de votre boutique cadeaux. Privilégiez une solution qui offre un accompagnement complet et met à votre disposition des ressources pédagogiques faciles à utiliser.

Accompagnement marketing : un réseau de partenaires à votre service

En complément de son expertise technique, MyBeezBox met à disposition de ses clients un réseau de partenaires spécialisés pour les accompagner dans la promotion de leurs bons cadeaux. Ces experts peuvent, par exemple, vous aider à concevoir des campagnes sur les réseaux sociaux ou optimiser votre visibilité en ligne.

Ce modèle permet à MyBeezBox de se concentrer pleinement sur son cœur de métier : les bons-cadeaux ; tout en offrant à ses clients un accès à des solutions marketing efficaces et sur-mesure, adaptées à leurs besoins.

 

Fonctionnalités phares : les incontournables à évaluer

Les fonctionnalités essentielles

Pour qu’une solution de bons cadeaux réponde efficacement à vos besoins, elle doit inclure des fonctionnalités clés, capables de s’adapter à la diversité de vos clients et aux exigences de votre activité. Voici les critères incontournables :

Multilingue :

Si vous accueillez une clientèle internationale, proposer vos bons cadeaux dans plusieurs langues est indispensable. Cela permet d’élargir votre base de clients et de maximiser vos ventes, en particulier dans les zones touristiques.

Personnalisation :

Votre boutique doit refléter l’identité visuelle de votre établissement. Assurez-vous que vous pouvez personnaliser les éléments essentiels, comme les couleurs, le logo, les photos et l’affichage des offres. La possibilité d’ajouter des options spécifiques (par exemple, un message personnalisé pour les bons cadeaux) est un atout majeur pour améliorer l’expérience client.

Gestion avancée :

Une solution performante doit inclure des outils pour gérer les aspects administratifs et financiers :

• TVA et facturation automatisée pour éviter les erreurs comptables.
• Prolongation des bons cadeaux pour offrir plus de flexibilité à vos clients.
• Paiement groupé ou achat en masse pour répondre aux besoins des comités d’entreprise et des groupes.
• Export de la base de données (BDD) pour analyser vos ventes, segmenter vos clients, et planifier des campagnes marketing ciblées.

Envoi postal des bons cadeaux :

Certaines solutions gèrent l’impression et l’envoi postal des bons cadeaux automatiquement. Cela peut répondre aux besoins des clients préférant un support physique pour offrir leurs cadeaux tout en vous faisant gagner du temps.

Connectivité et intégration avec vos outils existants

La connectivité est un critère majeur pour assurer une gestion fluide et cohérente entre vos différents systèmes. Une solution performante doit permettre une intégration simple avec les outils déjà en place dans votre établissement, comme :

• Systèmes de gestion (PMS, CRS, réservation de table, etc.) : Une synchronisation automatique des données permet de centraliser vos opérations.

• Outils marketing digital (GTM, GA4) : Ces intégrations permettent de suivre précisément les performances de votre boutique cadeaux, comme les ajouts au panier ou le taux de conversion.

• Plateformes de paiement : Une compatibilité avec des systèmes de paiement tiers ou une intégration native simplifie les transactions et réduit les risques d’erreurs.

Achat de bons cadeaux sur place :

Certains outils permettent à votre équipe de vendre des bons cadeaux directement sur place (réception, restaurant, etc.) via le tableau de bord de gestion. Cela facilite la vente immédiate et améliore l’expérience client.

Comment évaluer une solution ?

Pour être certain que la solution choisie correspond parfaitement à vos besoins, voici deux étapes clés à suivre :

Identifiez vos besoins actuels et futurs :

• Listez les fonctionnalités essentielles pour votre activité actuelle. Par exemple, un hôtel accueillant une clientèle internationale privilégiera une interface multilingue, tandis qu’un restaurant pourrait prioriser des outils de gestion avancée pour la comptabilité.
• Anticipez vos besoins à long terme. Si vous prévoyez de diversifier vos offres ou de développer votre activité, optez pour une solution évolutive qui pourra intégrer de nouvelles fonctionnalités.

Vérifiez que les fonctionnalités clés sont incluses sans surcoût :

• Assurez-vous que les options indispensables (comme la personnalisation ou les rapports comptables) ne sont pas proposées en tant qu’add-ons payants. Une solution transparente inclut ces fonctionnalités dans son offre de base.

Les fonctionnalités phares d’une solution de bons cadeaux jouent un rôle déterminant dans son efficacité et son adaptabilité à vos besoins. Prenez le temps d’identifier vos priorités et choisissez une solution qui offre une expérience complète, sans frais additionnels cachés pour des fonctionnalités essentielles.

 

Tarification et modèle économique : lequel correspond à votre activité ?

Les modèles tarifaires courants

Abonnement fixe :

Ce modèle repose sur un coût mensuel ou annuel, généralement calculé en fonction d’un volume de ventes prévisionnel.

Avantages : 

• Prévisibilité des coûts, particulièrement utile si votre activité génère des revenus réguliers tout au long de l’année.
• Adaptabilité : certains prestataires ajustent le tarif en fonction de votre volume de ventes, offrant ainsi une meilleure adéquation avec vos besoins.

Inconvénients : 

• Régulation en fin d’année : si vos ventes dépassent le volume prévisionnel fixé, des frais supplémentaires peuvent être appliqués lors de la régulation annuelle. Cela peut compliquer la gestion financière, surtout si la solution en ligne contribue à augmenter vos ventes plus rapidement que prévu grâce à l’automatisation.
• Projection difficile en début d’activité : pour les entreprises en croissance ou durant leurs premières années, estimer un volume de ventes précis peut s’avérer complexe. Cela peut rendre ce modèle plus contraignant, surtout lorsque l’évolution des ventes est encore incertaine.
• Montant fixe mensuel : ce modèle peut être moins avantageux pour les établissements avec une activité plus saisonnière, car vous payez le même montant toute l’année, même pendant les périodes creuses.

Frais fixes + commission :

Une formule hybride combinant un abonnement de base et une commission sur chaque vente.

• Avantages : Adapté aux structures avec des ventes modérées, car les frais fixes restent abordables et la commission varie selon votre volume.
• Inconvénients : Le mélange de frais fixes et variables peut compliquer la gestion budgétaire et alourdir les coûts en période de forte activité.

Commission unique :

Vous payez un pourcentage fixe sur votre chiffre d’affaires, souvent tout inclus (support, mises à jour, frais bancaires).
Avantages : 

• Grande flexibilité : ce modèle convient à une grande variété d’établissements, quels que soient leur taille ou leur volume d’activité.
• Adaptabilité aux variations d'activité : grâce à son fonctionnement proportionnel, ce modèle s’ajuste automatiquement à vos périodes de forte affluence ou de moindre activité, sans coût fixe élevé à supporter en période creuse.
• Transparence : tous les frais sont regroupés dans une seule commission, simplifiant ainsi la gestion financière et réduisant les imprévus

Inconvénients :

• Coût potentiellement plus élevé pour les établissements à fort volume de ventes : si vos ventes sont très élevées, ce modèle peut représenter un coût global plus important qu’un abonnement fixe. Cependant, dans ces cas-là, il est souvent possible de négocier un taux de commission plus avantageux en fonction de votre chiffre d’affaires annuel.

Pensez à inclure vos autres activités

Si vous proposez des activités complémentaires comme des cours de cuisine, des concerts ou des ateliers, il peut être intéressant de vérifier si votre solution de bons cadeaux permet de les intégrer.

Pourquoi est-ce important ?

• Une gestion simplifiée : Une solution qui centralise vos bons cadeaux et vos autres offres réduit la complexité administrative.
• Optimisation des revenus : En intégrant ces activités dans votre solution, vous maximisez leur visibilité auprès de vos clients.
• Un modèle économique unique : Optez pour une solution où les frais pour ces activités complémentaires sont alignés sur ceux de vos bons cadeaux, sans coûts cachés ni conditions complexes.

Assurez-vous que votre solution offre la flexibilité nécessaire pour gérer ces activités de manière fluide et transparente. Cela vous permettra de diversifier vos revenus tout en gardant une gestion simplifiée.

 Ce qu’il faut vérifier

Pour éviter les mauvaises surprises et choisir le modèle économique le plus adapté, voici les points clés à analyser :

Votre activité est-elle saisonnière ?

Si vos ventes de bons cadeaux sont concentrées sur des périodes spécifiques (ex. : Noël, Saint-Valentin, fêtes locales), optez pour un modèle qui s’adapte à cette réalité. Un abonnement fixe peut être pénalisant si vous payez un tarif élevé pendant les périodes creuses. À l’inverse, une commission unique proportionnelle à votre chiffre d’affaires peut être plus avantageuse.

Les frais annoncés couvrent-ils tous les services nécessaires ?

Assurez-vous que les frais incluent tous les services essentiels, tels que :

• Les frais bancaires (souvent exclus dans certains modèles).
• Le support technique (inclut-il à la fois BtoB et BtoC ?).
• Les mises à jour ou nouvelles fonctionnalités.

Une solution transparente doit présenter un modèle clair, sans frais cachés qui viendraient alourdir votre budget au fil du temps.

 

Prenez le temps d’évaluer les différents modèles économiques en fonction de votre activité. Une solution flexible et transparente, adaptée à vos besoins spécifiques (notamment en cas de saisonnalité), est la clé pour maximiser la rentabilité de vos bons cadeaux tout en minimisant les contraintes budgétaires.

Conclusion : faites le bon choix pour votre solution de bons cadeaux

Choisir la bonne solution peut transformer une opportunité en véritable succès. Mais pour cela, il est essentiel de vérifier certains critères clés avant de vous engager :

• Les frais cachés : Assurez-vous que tous les coûts sont transparents, qu’il s’agisse de régulations annuelles, de mises à jour ou de frais bancaires.
• Les délais de mise en place : Votre boutique doit être opérationnelle rapidement pour ne pas manquer les périodes stratégiques comme Noël ou la Saint-Valentin.
• Le support technique : Vérifiez qu’il est réactif, accessible pour vos équipes et vos clients, et inclus dans l’offre.
• Les fonctionnalités : Optez pour une solution complète, avec des options adaptées à vos besoins (multilingue, personnalisation, gestion avancée).
• Le modèle économique : Analysez les différents modèles (abonnement fixe, commission unique) et choisissez celui qui correspond à votre activité, notamment si elle est saisonnière.

En résumé, une solution de bons cadeaux performante doit être transparente, flexible et adaptée à vos besoins spécifiques pour maximiser vos résultats et minimiser les mauvaises surprises.

Vous êtes maintenant armé des bonnes questions à poser pour faire un choix éclairé. Prenez le temps d’évaluer chaque aspect et posez les bonnes questions à votre prestataire. Une solution bien choisie vous permettra de diversifier vos revenus et de fidéliser vos clients tout en vous offrant une gestion fluide et rentable.