Comment gérer l’expédition postale des bons cadeaux ?

Si le format numérique est bien souvent privilégié au bon cadeau imprimé, ce dernier n’en est pas moins choisi régulièrement par les acheteurs, préférant son esthétisme et la possibilité de l’offrir en mains propres. Toutefois, leur création doit être soignée et requiert de prendre des précautions. 

Vous souhaitez proposer l’envoi par courrier de vos vouchers, mais la tâche vous semble chronophage et coûteuse ? Vous êtes conscient qu’ils sont un support de communication et d’identité visuelle pour votre établissement qui nécessite d’être parfaitement exécuté ?

MyBeezBox vous suggère quelques étapes à suivre, pour optimiser la gestion de l’expédition postale des bons cadeaux et renforcer à la fois votre image et la satisfaction de vos clients.

Étape n^o 1 : Établir des processus internes pour gérer les envois de bons cadeaux

Comme pour chaque facette d’une activité professionnelle impliquant la participation de collaborateurs (commercialisation, accueil, etc.), il est primordial de communiquer clairement sur le concept, sur son application et sur son suivi.

Définissez donc chaque paramètre en amont et établissez une feuille de route simple et pratique à assimiler. Nous vous recommandons d’y intégrer  :

• Une présentation en quelques lignes de la tâche et de son objectif.
• Une répartition des rôles et des responsabilités dans l’équipe, en identifiant qui sera en charge de l’impression, de l’emballage et de la gestion de l’expédition postale des bons cadeaux.
• Un descriptif des étapes de préparation et d’envoi, complété des templates à utiliser et des consignes de remplissage des informations personnalisées (nom et adresse du bénéficiaire, type de bon cadeau offert, date de validité).

💡 Astuce MyBeezBox : "Veillez à uniformiser la présentation des adresses, comprenant sur trois lignes : la Civilité/Nom/Prénom du destinataire, le Numéro/Libellé de la voie et le Code postal/Localité. Et pour les envois à l’étranger, appliquez les instructions correspondantes."

• Une mise en situation ayant valeur d’exemple pour matérialiser le procédé.
• Une liste des directives à suivre pour gérer les retours et les réclamations des clients, suite à l’envoi des bons cadeaux.

Plus vous serez précis dans la présentation des procédures liées aux bons cadeaux, plus leur mise en œuvre sera efficace.

Étape n^o 2 : Procéder à une mise en place logistique fiable

Choisir un format et un design de bon cadeau pour l’envoi postal

La qualité du support reflète l’image de votre marque et de votre établissement. Son design, mais également son aspect matériel, doivent ainsi être choisis avec attention et convenir à une impression. Pour créer un bon cadeau efficace, qui incarne votre identité et qui séduise vos clients, adoptez les consignes suivantes :

1. Je mise sur un papier d’une épaisseur suffisante pour lui donner un minimum de rigidité.
2. Je privilégie une texture qualitative qui délivre un beau rendu après une impression couleur (brillante, veloutée, etc.).
3. Je sélectionne une enveloppe ajustée à la taille du bon cadeau (carrée, C5, C6…) pour une mise sous pli élégante.
4. Je conçois un graphisme attrayant, identifiant l’expérience offerte et la marque (logo, couleurs, polices d’écriture, photos). 
5. Je communique des informations claires, en évitant de surcharger le bon cadeau (titre de la prestation, description rapide, nombre de personnes, date de validité, contact pour réserver, etc.).

💡Conseil MyBeezBox : "En période de fêtes, il est intéressant d’adapter le design à l’événement, en le complétant de motifs spécifiques." 

Déterminer les coûts d'expédition postale des bons cadeaux

L’envoi postal des bons cadeaux est plus onéreux que leur envoi numérique. Les frais engendrés par leur création et par leur expédition doivent donc être évalués et facturés au client au moment de l’achat.

Pour les définir, chiffrez le coût du matériel (papier, enveloppe, timbre), estimez celui de la conception du graphisme et quantifiez celui du temps consacré à la tâche depuis la préparation jusqu’à l’envoi. Pour réaliser des économies, il est possible de commander des lots d’emballages, affranchis ou non. La Poste propose plusieurs formats d’enveloppes, ainsi que la personnalisation de timbres au logo de l’entreprise.

Sécuriser l'envoi postal du bon cadeau et assurer son suivi

Dans la gestion de l’expédition postale des bons cadeaux, il est indispensable que l’empaquetage soit résistant et sécurisé, pour protéger le contenu. La bonne réception de l’enveloppe et la découverte par le bénéficiaire d’une carte cadeau en parfait état sont les premières impressions perçues. Ce sont elles qui reflètent indirectement la qualité de la prestation offerte.

Pour renforcer la satisfaction du client et réduire le risque de litiges, considérez donc comme impératif :

• D’opter pour les solutions de courrier suivi ou de lettre recommandée prioritaire, permettant à l’acheteur et à l’expéditeur de tracer l’acheminement et la délivrance du cadeau.
• D’optimiser l’emballage pour protéger le bon lors de son transport, en choisissant une enveloppe de qualité.

💡 Astuce MyBeezBox : "Les envois avec accusé de réception sont coûteux. Pour limiter les frais, les lettres suivies sont livrées sans signature, mais vous êtes informé de leur arrivée en boîte aux lettres."

Étape n°3 : Anticiper pour respecter les délais d'envoi des bons cadeaux

Un autre point décisif lors de l’envoi des bons cadeaux est de respecter scrupuleusement les délais. Offerts pour une occasion spéciale telle qu’un anniversaire, Noël ou la Saint-Valentin, leur réception par le bénéficiaire doit correspondre à la date de l’événement ou l’anticiper s’ils sont remis en mains propres par l’acheteur.

Certaines périodes de l’année sont particulièrement actives et nécessitent de se montrer extrêmement vigilant concernant la durée d’acheminement. Pour garantir que les bons arrivent en temps voulu, devancez également les pics de commandes en imprimerie, si vous sous-traitez cette étape.

Plus de 40 % des ventes annuelles de bons cadeaux ont lieu pour Noël et 19 % la semaine précédant le 25 décembre !

La vente des bons cadeaux à Noël est un véritable challenge qui témoigne du sérieux de l’établissement. Encore une fois, l’attention portée à l’expédition des vouchers est déterminante pour soigner votre image de marque. La livraison le jour J est un début d’expérience pour la personne recevant le présent.         

Étape n^o 4 : Intégrer l’automatisation pour l’expédition postale des bons cadeaux

Les entreprises se confrontent régulièrement à deux problématiques principales, pour mener à bien la gestion de l’expédition postale des bons cadeaux.

1. Obtenir un rendu professionnel est parfois complexe lorsque l’on édite des vouchers en interne. Cependant, les imprimeurs acceptent rarement les commandes de petits volumes.
2. Envoyer des quantités importantes de cartes cadeaux est une tâche mobilisant les équipes de manière prolongée et impliquant un suivi chronophage.

Dans le premier cas, il peut s’avérer intéressant d’exploiter les services proposés par les imprimeurs en ligne. Leur procédé permet la conception graphique personnalisée et assistée, ainsi que l’achat de quantités limitées. Dans le second, l’automatisation des envois apparaît comme une solution parfaite. Certains logiciels ou extensions de CRM se dédient à cette activité. Néanmoins, ils sont encore rares.

MyBeezBox a relevé le défi et lance une toute nouvelle fonctionnalité, consacrée à la gestion automatisée de l’acheminement par courrier, quel que soit le volume y compris les plus importants. Soulagez vos équipes de cette tâche et confiez-nous l’expédition de vos bons cadeaux !