Devenues des sources de revenus complémentaires incontournables pour les établissements hôteliers et les restaurants, les cartes cadeaux soulèvent quelques interrogations quant à leur gestion. L’administration fiscale distingue par ailleurs deux catégories selon leur usage, les « bons à usage unique » (BUU) et les « bons à usage multiple » (BUM).
Vous doutez de la marche à suivre pour intégrer les bons et les chèques cadeaux à votre chiffre d’affaires ? Vous ignorez quand déclarer leur vente et quel niveau de taxes appliquer ? Découvrez tous nos conseils pour traiter comptablement la TVA des cartes cadeaux.
Deux formats se distinguent : le bon cadeau, qualifié de bon à usage unique (BUU) par l’administration fiscale depuis 2019, et le chèque cadeau, déterminé comme bon à usage multiple (BUM). Tous deux sont achetés en amont de leur date d’utilisation effective, mais leur traitement comptable diffère.
Le bon cadeau incarne une prestation définie (nuitée, massage…) et s’échange contre ce service spécifique. Il s’encaisse comptablement au moment de son achat.
Le chèque cadeau est une valeur monétaire déterminée (50 €, 100 €…), que l’utilisateur remet à l’hôtelier ou au restaurateur comme paiement de tout ou partie de sa facture. Il est acquis à une certaine date, mais il entre en comptabilité lors de son usage par le bénéficiaire. Son montant peut être dispatché entre différents services.
Avec les bons cadeaux (BUU) incarnant des prestations bien définies, la TVA applicable est celle correspondant au produit acheté. Par exemple, pour offrir une nuitée à l’hôtel ou un dîner au restaurant (hors boissons alcoolisées) la taxe est de 10 %. En revanche, pour un massage au spa de l’établissement, elle sera de 20 %. Ainsi, dans le cas d’un bon qui regrouperait sous forme de package une nuit, un repas et un soin bien-être, la TVA se verrait enregistrée comptablement en attribuant le taux adéquat à chaque élément.
Les chèques cadeaux (BUM) sont pour leur part considérés comme non soumis à la TVA au moment de leur achat, la prestation qu’ils couvriront n’étant pas définie à ce moment-là. La taxe sera donc attribuée lors de leur usage et appliquée aux taux correspondants à la nature des différents services consommés.
Pour traiter comptablement les cartes cadeaux et être en conformité avec la législation, il est conseillé de les intégrer au logiciel PMS de l’établissement ou à son logiciel de caisse. Leur enregistrement peut toutefois différer, selon l’organisation interne de l’entreprise, les attentes de son service financier ou encore son système de gestion informatique. Nous abordons donc ici la procédure de manière générique.
Au moment de l’achat, le bon et le chèque cadeau font l’objet d’une vente classique, enregistrée dans le PMS ou le logiciel de caisse.
Le traitement du paiement, en revanche, diffère :
Notez qu’avec un logiciel de caisse, les comptables recommandent de privilégier l’usage d’un compte débiteur, auquel attribuer le règlement avant intégration au chiffre d’affaires.
Lors de son utilisation par le bénéficiaire, le traitement de la carte cadeau est actualisé dans le logiciel :
Quel que soit le format de carte cadeau, le taux de TVA appliqué correspond à la nature du produit consommé.
Le montant d’un bon cadeau est encaissé le jour de sa vente. Il intègre donc le chiffre d’affaires immédiatement. Si sa date limite d’utilisation est dépassée, il suffit d’indiquer son expiration dans le logiciel PMS, car il ne sera jamais appliqué à un séjour ou à une prestation.
La somme payée lors de la vente d’un chèque cadeau, en revanche, n’est pas enregistrée financièrement le jour même. Sa valeur n’entre pas dans le CA à cet instant. Pour l’intégrer, il doit être dépensé par son bénéficiaire, qui aura le loisir de l’utiliser pour la prestation de son choix (pouvant être soumise à un taux de TVA distinct). S’il n’est pas consommé dans le délai de validité imparti, il convient de créer une facture, pour un produit correspondant à ce type de non-usage, et de la solder avec ledit chèque.
La TVA se déclare au moment du traitement comptable des cartes cadeaux dans le chiffre d’affaires. Celle du bon cadeau est donc émise le mois de sa vente. Celle du chèque cadeau est, quant à elle, présentée le mois de son utilisation par le bénéficiaire.
Notez qu’une entreprise offrant une carte cadeau à l’un de ses employés ou à l’un de ses clients ne peut pas intégrer le montant de TVA appliqué à son achat lors de sa déclaration, car celle-ci n’est pas déductible. Une exception octroie toutefois la possibilité de la récupérer sur les présents de faible valeur (73 € TTC par personne et par an maximum), transmis à l’occasion des fêtes de fin d’année.
Plus que d’apporter des solutions pour générer de nouveaux revenus par le biais d’une boutique en ligne, MyBeezBox est un outil simplifiant la gestion comptable de ces prestations, éditant les factures automatiquement et appliquant le taux de TVA adéquat à chaque produit. Des rapports sont aussi proposés dans votre espace, permettant de suivre avec précision l’usage et l’expiration des différents bons et chèques cadeaux diffusés, afin de vous assurer de la mise à jour de votre PMS. Chaque mois, vous pouvez consulter le volume des ventes réalisées et le montant de TVA collecté, identifier les niveaux de taxes appliqués aux factures.