Dans un secteur aussi compétitif que l'hôtellerie, l'efficacité opérationnelle et l'expérience client sont devenues des facteurs clés de succès. Pour les hôteliers, la gestion de chaque aspect d’un établissement – de la réservation des chambres à la relation client, en passant par l’optimisation des tarifs – est un défi constant.
De nombreux logiciels hôteliers existent aujourd’hui. Face à la diversité des outils, il est parfois difficile de s'y retrouver…
Découvrons des solutions logicielles qui facilitent l’exploitation globale tout en améliorant l’expérience client.
1. Les logiciels pour optimiser la gestion de votre hôtel
Commençons par les outils qui simplifient et optimisent la gestion interne de votre hôtel.
Le PMS : logiciel indispensable pour gérer un établissement hôtelier
Le Property Management System (PMS) est le logiciel incontournable pour tout hôtelier. C’est le pilier de la gestion d'un établissement, centralisant la gestion des chambres, des réservations, des tâches administratives telles que les check-ins/check-outs et la facturation. Accessible par les équipes front-office et back-office, le PMS permet une gestion sécurisée et fluide, quelle que soit la taille de l’hôtel.
Quelles sont les fonctionnalités d'un PMS ?
- Gestion des check-ins et check-outs.
- Facturation automatisée et sécurisée, avec possibilité d'intégration de services supplémentaires.
- Distribution centralisée des informations sur les chambres disponibles.
- Intégration avec le Cloud, permettant des mises à jour en temps réel et une flexibilité d’adaptation aux besoins spécifiques.
Quel PMS choisir ?
- Opera et Cloudbeds Hospitality : Des solutions basées sur le Cloud, offrant une grande flexibilité pour gérer toutes les opérations liées aux chambres et aux réservations.
- Thaïs PMS : Référence française offrant une grande liberté de personnalisation et des outils intégrables à la carte, pour une gestion plus ciblée et efficace.
- Apaleo Open PMS (Topsys) : Un PMS évolutif et modulaire, permettant de créer un écosystème de gestion sur mesure avec des options complémentaires pour répondre à des besoins précis.
- KE-booking : Une solution fiable pour gérer les paiements, suivre les réservations OTA, et mettre en place une stratégie CRM. Ce système est particulièrement adapté pour les chaînes hôtelières.
Interface de Thaïs PMS
Logiciels de gestion du housekeeping et de la maintenance
Les logiciels de gestion du housekeeping et de la maintenance jouent un rôle clé dans l’organisation et la coordination des tâches liées à l'entretien des chambres et aux interventions techniques. Bien souvent intégrés au PMS, ils permettent de fluidifier la gestion quotidienne des équipes de ménage et des techniciens.
À quoi ça sert ?
- Planification quotidienne des tâches pour les équipes de ménage (recouches, nettoyages post-check-out, etc.).
- Coordination des interventions techniques en temps réel.
- Suivi en temps réel de l’état des chambres et des tâches de maintenance, pour améliorer la productivité et réduire les temps d’attente entre les interventions.
- Automatisation de la gestion des stocks et des incidents, essentielle pour les hôtels-restaurants avec des normes d'hygiène strictes.
Quel logiciel choisir ?
- 1Check : Un logiciel complet pour la gestion en temps réel des tâches de ménage et de maintenance. Il permet un suivi détaillé des interventions techniques, des objets trouvés, et du contrôle qualité.
- Octopus HACCP : Un logiciel essentiel pour les hôtels-restaurants, spécialement conçu pour le suivi rigoureux des normes d’hygiène alimentaire.
Logiciels de gestion des équipes (SIRH)
Le SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) est un outil essentiel pour la gestion du personnel, permettant de gérer les plannings des équipes, les temps de travail et les congés de manière centralisée et efficace.
À quoi ça sert ?
- Organisation des plannings des équipes, en fonction des besoins de chaque service.
- Suivi des temps de présence et ajustement des paies en conséquence.
- Gestion des congés et des heures supplémentaires, avec des rapports automatisés pour un suivi plus facile.
- Optimisation de la répartition des équipes selon les périodes d’affluence pour maximiser l’efficacité des ressources humaines.
Quel SIRH choisir ?
- Combo : Une solution idéale pour organiser les plannings et surveiller les temps de travail dans le secteur hôtelier. Il permet également une gestion fluide des congés et des heures supplémentaires, tout en facilitant le calcul des paies.
Logiciels de gestion pour prestations annexes
Dans un hôtel, les services additionnels tels que les restaurants, les spas ou les salles de réunion requièrent des outils spécifiques pour une gestion optimale. Ces logiciels s'intègrent souvent au PMS pour faciliter l’organisation et offrir une expérience client fluide.
À quoi ça sert ?
- Centralisation des caisses et des services supplémentaires (restaurants, spas).
- Simplification de la gestion des réservations pour les services annexes.
- Organisation optimisée des ventes additionnelles et des services proposés aux clients (ex. : réservation de soins dans un spa).
Quel logiciel choisir ?
- Nymphéa Neo, Asterio et Lightspeed : Ces logiciels permettent une gestion fluide des prestations annexes et s'intègrent de manière transparente avec le PMS, facilitant ainsi la gestion globale des opérations.
2. Les logiciels pour optimiser la communication de votre hôtel
Une fois que la gestion des prestations annexes est bien centralisée, il est essentiel d'établir des interactions solides avec vos clients tout au long de leur séjour. C'est là qu'interviennent les logiciels de gestion de la relation client, conçus pour enrichir et personnaliser chaque interaction :
Logiciels de gestion de la relation client (CRM)
Le CRM (Customer Relationship Management) est conçu pour centraliser et gérer les interactions entre l’hôtel et ses clients à chaque étape du cycle de réservation. Il permet une gestion fine et personnalisée de la relation client, depuis la première prise de contact jusqu’au suivi après le séjour.
À quoi ça sert ?
- Centralisation des interactions avec les clients, qu’il s’agisse de l’envoi d’e-mails de confirmation, de remerciements, ou de suivi post-séjour.
- Création de campagnes d’e-mailing personnalisées pour maintenir le lien avec la clientèle.
- Envoi d’enquêtes de satisfaction pour recueillir des retours clients et optimiser les services de l’hôtel.
- Segmentation marketing pour des actions ciblées, en fonction des habitudes et des préférences des clients.
Quel CRM choisir ?
- LoungeUp et Experience CRM : Ces solutions permettent une gestion complète des relations clients, avec une approche centrée sur la segmentation et les actions marketing personnalisées.
- Utelys : Un CRM qui offre des solutions complètes tout au long du séjour, notamment la digitalisation des livrets d'accueil et la gestion des interactions avec les clients.
Logiciels de gestion des technologies en chambre
Ces logiciels permettent de contrôler et d’automatiser les équipements électroniques dans les chambres d'hôtel pour offrir une expérience personnalisée aux clients.
À quoi ça sert ?
- Gestion des serrures électroniques (ex. : RFID), permettant un accès sécurisé et fluide aux chambres.
- Personnalisation de l’expérience client avec des services de TV connectée et des solutions domotiques pour gérer les équipements (lumières, rideaux, température).
- Optimisation du confort des clients en leur offrant une gestion simplifiée des services de la chambre via des applications mobiles.
Quel logiciel choisir ?
- Assa Abloy, Onity, Salto, et Sesame Technology : Ces fournisseurs sont spécialisés dans les serrures électroniques et les solutions de contrôle d'accès.
- Pour les équipements domotiques et les TV connectées, chaque hôtel peut choisir des solutions adaptées à ses infrastructures.
3. Les logiciels pour optimiser la rentabilité de votre hôtel
Après avoir personnalisé l'expérience des clients en chambre, l'optimisation des revenus devient un enjeu crucial pour la rentabilité de l’hôtel :
Le Channel Manager : centralisation des réservations
Le Channel Manager est un outil crucial pour gérer les réservations provenant des OTA (Online Travel Agencies), telles que Booking.com ou Expedia, en synchronisant les disponibilités en temps réel et en évitant le surbooking.
À quoi ça sert ?
- Augmentation de la visibilité de l’hôtel en ligne en multipliant les canaux de distribution.
- Mise à jour automatique des disponibilités sur toutes les plateformes en temps réel.
- Centralisation des réservations dans une interface unique pour simplifier la gestion des ventes et éviter le surbooking.
Quel Channel Manager choisir ?
- RoomCloud, SiteMinder et Cloudbeds : Des solutions performantes qui permettent une gestion centralisée et synchronisée des réservations OTA avec le PMS.
Le RMS (Revenue Management System)
Le RMS permet d’optimiser les prix des chambres en fonction de la demande, de la concurrence et de la saisonnalité, augmentant ainsi la rentabilité de l'hôtel.
À quoi ça sert ?
- Élaboration d’une politique tarifaire dynamique, ajustée en fonction des tendances de la demande.
- Analyse des données externes (concurrence, marché) et internes (historique des réservations) pour ajuster les prix en temps réel.
- Maximisation des revenus grâce à une stratégie tarifaire optimisée.
Quel RMS choisir ?
- Revbell, Smartpricing, et IDeaS : Des solutions performantes qui permettent d’ajuster dynamiquement les prix pour maximiser la rentabilité des hôtels.
Conclusion
Les logiciels hôteliers jouent un rôle indispensable dans l'optimisation de la gestion, de la communication et de la rentabilité d'un hôtel. Du PMS, qui centralise les opérations, au Channel Manager et au RMS, qui améliorent la rentabilité, en passant par les CRM et les outils domotiques qui enrichissent l’expérience client, chaque solution a un rôle stratégique à jouer. En choisissant les logiciels adaptés à vos besoins spécifiques et en veillant à leur intégration, vous pourrez maximiser l'efficacité de votre établissement et offrir une expérience client incomparable.