Logiciel de Gestion Espace Bien-Être : l’outil primordial des spas

L’exploitation d’un spa, d’un salon de massage, d’un centre de thalassothérapie, de thermes ou d’un institut de beauté requiert plusieurs compétences et un grand sens de l’organisation. Des outils sont développés pour simplifier la tâche des établissements, qu’ils soient indépendants ou intégrés à un complexe hôtelier, en leur proposant des modules de planification, de réservations, d’encaissement et bien d’autres services voués à favoriser la relation client, à augmenter le volume des ventes et à améliorer la rentabilité. Découvrez toutes les raisons d’adopter un logiciel de gestion espace bien-être et les meilleures solutions disponibles sur le marché.

Présentation du logiciel de gestion espace bien-être

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de gestion espace bien-être ?

Une bonne gestion de spa, de salon de beauté ou d’institut passe par l’utilisation d’outils performants, simplifiant l’organisation interne. Des logiciels fournissent des prestations spécialisées pour ces établissements de bien-être et développent des fonctionnalités essentielles :

• Planning de réservations : indispensable à tout logiciel de spa, l’agenda des rendez-vous offre une visibilité immédiate sur le remplissage des cabines de soins par créneaux et les disponibilités restantes.
• Réservation en ligne : elle élargit les possibilités de booking en dehors des horaires d’ouverture de l’espace bien-être, par le biais d’internet, et se synchronise avec le calendrier.
• Module de facturation et de paiement : il facilite le traitement des encaissements, ainsi que leur comptabilité, et peut permettre le paiement en ligne.
• Gestion CRM : elle propose des techniques pour optimiser la relation client, par une mise à jour de la base de données Cardex du spa (nom, coordonnées, date de naissance, préférences de soins…) et l’envoi de messages informatifs (confirmation de rendez-vous, rappels…).
• E-marketing : le service suggère différentes actions promotionnelles pour stimuler les ventes et augmenter le chiffre d’affaires du spa.
• Gestion du personnel : elle délivre des outils simplifiant l’organisation des plannings des employés, de leurs tâches et répertoriant leurs présences.
• Gestion des stocks : elle opère par exemple l’inventaire des baumes et lotions disponibles utilisés lors des soins (traitements, massages…) et de ceux vendus aux clients, pour un meilleur suivi quotidien.
• Reporting des ventes : il analyse les résultats de l’établissement de bien-être et identifie les performances des produits, des équipes, les préférences de la clientèle…
• Intégration PMS : elle permet au spa intégré à un hôtel de communiquer avec le logiciel de gestion général du complexe et de réunir la facturation des différentes prestations consommées.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion pour spa ?

Grâce à toutes leurs fonctionnalités, les logiciels optimisent la gestion des espaces bien-être et les ventes. Ils améliorent la qualité de service et l’expérience client, réduisent le risque de no-show ou d’annulation, participent à la fidélisation de la clientèle et à la rentabilité de l’établissement.

Comment choisir un logiciel de gestion espace bien-être ?

Plus que leurs fonctionnalités, les logiciels doivent être évalués de manière approfondie, pour correspondre aux besoins réels de l’entreprise. Il est recommandé de prêter attention à la typologie d’établissement à laquelle s’adresse l’outil (thalassothérapie, thermes, spa d’hôtel, institut de beauté…) par exemple, ou à la possibilité d’accéder à des formations facilitant leur prise en main. 

Les formules de prix sont également à étudier, car elles se déclinent sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, avec parfois des options à tiroir à souscrire en supplément.

3 exemples logiciels de gestion espace bien-être indépendants

• PLANITY : la plateforme spécialisée pour les professionnels de la beauté

Largement employée par les salons et les instituts de beauté indépendants, Planity propose un dispositif simple de gestion, permettant de concevoir une page personnalisée présentant les soins et des formules sur mesure, à acheter en ligne. La plateforme opère sur la gestion de l’agenda, des réservations, de l’encaissement, des stocks, des résultats et du temps de travail des collaborateurs. Elle assure aussi un suivi des retours d’expérience auprès des clients et fournit des outils marketing.

• FRESHA : une solution gratuite pour booster les revenus des spas et des salons

• BOOKEO : un logiciel complet pour espace bien-être

La formule développée par Bookeo est intéressante, car elle propose de se relier au site internet du spa, par le biais d’un widget, ou de fonctionner de manière autonome. Le logiciel permet la réservation 24 h/24, 7 j/7, l’envoi de confirmations, de relances et de rappels aux clients, ainsi que la modification de rendez-vous. La gestion des paiements, le suivi de l’agenda synchronisable avec les calendriers Google ou Outlook, ou encore la fonction CRM sont parmi les outils exploités par cette solution très complète.

3 exemples de logiciels de gestion pour spa d'hôtel

• PXIER : le logiciel cloud au service des hôteliers

Ce logiciel de gestion espace bien-être par le Cloud est prisé des établissements hôteliers, pour améliorer la productivité générale des équipes. Pxier est une solution intégrable à plusieurs systèmes PMS, qui multiplie les applications pour gérer chaque aspect de l’exploitation commerciale avec aisance (calendrier des rendez-vous, module de ventes, CRM, gestion RH, inventaires, personnalisation des offres, gestion des coupons de réduction, campagnes marketing, rapports, formations…).

• NYMPHEA : le logiciel wellness pour spas, thalasso et thermes 

Développé aux côtés des professionnels du secteur, le logiciel de gestion Nymphéa répond à de multiples enjeux des centres hébergeant des prestations bien-être. Il délivre une optimisation opérationnelle évidente aux établissements, en facilitant l’administration du planning et des réservations des massages ou des traitements esthétiques, ainsi qu’en améliorant l’exploitation globale des activités. Il fournit tous les outils nécessaires à stimuler les ventes et à fidéliser la clientèle. 

• AQUAO : la solution intégrable à de nombreux PMS hôteliers

Véritable atout pour le milieu CHR, le potentiel d’intégration d’AquaO aux PMS est à lui seul une excellente raison de le choisir. Sa compatibilité avec Opera, Thaïs, Mews, Protel ou Asterio le place souvent en tête de liste des logiciels pour spa d’hôtel. Il se présente sous une base commune standardisée et se décline en modules métiers, adaptés spécifiquement aux besoins des thalassos, des thermes, des espaces bien-être et balnéo. L’offre inclut différents supports pour la gestion client CRM, l’e-marketing, la gestion commerciale, la vente de forfaits et de cadeaux, la personnalisation des produits, le suivi des stocks, les plannings, les réservations et l’analyse des performances. 

Les logiciels de gestion complémentaires pour les espaces bien-être

Pour développer l’activité de son spa ou de son institut, il est judicieux de s’ouvrir à de nouvelles solutions marketing. Pour générer une source de revenus complémentaires aux ventes classiques de soins de beauté et de bien-être, MyBeezBox propose l’intégration d’une boutique en ligne, permettant de commercialiser ses traitements et expériences, mais également des formules distinctes, sous la forme de bons cadeaux ou de chèques cadeaux à offrir. Les produits présentés peuvent ainsi se décliner en masterclasses, pour découvrir l’art du massage par exemple, ou encore en forfait comprenant plusieurs rituels relaxants, pour un moment détente en solo ou à deux.